Política do viagens corporativas

A política do viagens corporativas é essencial para qualquer empresa que preza pelo controle por custos e igualmente pelo conforto e segurança do seu colaborador.
Deter os processos por viagens natural definidos otimiza rotinas, garante que ESTES gestores possam controlar ESTES gastos e que ESTES colaboradores cumpram as regras.
Ainda assim, é necessário que a política do viagens faça parte do POR DIA a dia de quem realiza as viagens e qual o engajamento garanta este cumprimento das regras da empresa.
Pensando nisso, criamos 1 artigo completo para te auxiliar na criação da política por viagens corporativas. Continue usando a leitura e entenda este conceito e o passo a passo de modo a construir e aplicar os processos da política do viagens na tua empresa!
O que é e qual a importância por uma política do viagens corporativas?
A política por viagens corporativas é um documento onde se estabelecem as diretrizes de modo a o processo do viagens corporativas do uma empresa. Possui como objetivo aumentar este compliance e controle de custos usando viagens, para além de prevenir erros em registros de despesas e orientar os colaboradores em deslocamento.
Na política sãeste descritos ESTES procedimentos para a realizaçãeste por viagens representando a empresa. A partir de o processo por solicitação do serviçESTES de viagem, às normas do valores por despesas e prestações do contas.
Este Espécie por documento é crucial para de que colaboradores saibam saiba como proceder em viagens e deslocamentos, atendendo às demandas da companhia, que por sua própria vez garante a segurança e natural-estar do colaborador.
Por de que deter uma política de viagens corporativas bem definida?
Você possui ideia por quanto sua empresa gasta em viagens corporativas? Esse Espécie por controle não é mal importante como essencial de modo a a saúpor financeira do 1 negócio.
Mesmo que viagem de modo a fechar 1 contrato, para prestar um serviço, de modo a participar por um treinamento ou algum compromisso corporativo, deter uma previsãeste por gastos e a certeza de qual os reembolsos Seroada fabricados dentro dos padrões Pode vir a, até mesmo, reduzir custos sem deixar o conforto do lado ou diminuir o número de viagens.
A política do viagens corporativas entra saiba como uma FORMATO do padronizar processos e procedimentos. Nesse caso, todo o fluxo da viagem, desde a compra das passagens e a escolha do hotel até a prestação do contas, é realizado utilizando muito mais assertividade.
Vale lembrar de que a política deve tomar sentido utilizando as necessidades da empresa e por seus colaboradores. 1 equilíbrio entre controle por gastos e Duty of Care.
Com o tempo, a política de viagens vai estar enraizada e trará muitos retornos positivos para todos quando este assunto é viagem corporativa.
Este de que uma política de viagens corporativas precisa deter?
Uma política do viagens corporativas serve de modo a comunicar as regras definidas pela sua empresa. De modo a de que esta comunicação mesmo que efetiva, é necessário que ao escrevê-la você leve em consideraçãeste de modo a quem você está falando.
Portanto, para evitar a má interpretação DE regras e o baixo engajamento, a sua política por viagens deve ser objetiva, deter regras mensuráveis e estar alinhada à cultura da empresa.
A ideia é que este documento se conecte aos seus colaboradores e nãeste mesmo que alheio ao POR DIA a dia do viajante. Assim sendo tenha os pontos em mente:
• Crie categorias e orçamentos claros: Os funcionários precisam saber quanto é permitido e em quais categorias por despesas eles podem vir a gastar;
• Mesmo que realista: A reduçãeste do custos é fundamental para seu programa por viagens, contudo de nada adianta definir tetos por gastos baixíssimos se não é viável praticá-los;
• Mantenha simples: Seus colaboradores precisam deter autonomia de modo a responder às próprias perguntas, entãeste seja breve e objetivo. Descreva ações em formato do passo a passo e regras em tópicos rápidos;
• Atualize frequentemente: Tais como qualquer processo na tua empresa, certifique-se por que é responsabilidade do algufoim validar se os membros da equipe estão usando a política e tais como Pode vir a ser melhorado.
• Crie uma política orientada à digitalizaçãeste: Garanta que a sua política do viagens possa ser aplicada em softwares do gestão por viagens, os OBTs. Estas soluções sãeste grandes aliadas para sua própria gestão, é importante qual a política possa ser adaptada de modo a outros meios além do documento de papel (ou PDF.).
⇒ Leia igualmente: 3 dicas de modo a atualizar seu programa de viagens corporativas
Passo a passo de modo a produzir uma política de viagens corporativas
Uma excelente política por viagens corporativas é pensada para de que ESTES colaboradores entendam e estejam engajados. Só Assim sendo ela fará sentido e será colocada em prática por todos.
Agora de que você já sabe a importância por ter uma política do viagens corporativas natural definida, chegou a hora de conferir este passo a passo de modo a aplicar na sua própria empresa.
• Etapa 1: Levantamento por dados;
• Etapa 2: Retrato dos viajantes e as políticas;
• Etapa 3: Orçamento do viagens;
• Etapa 4: Definindo as regras da política por viagens;
• Etapa 5: Sentido dos processos do solicitaçãeste, aprovação e prestação do contas;
• Etapa seis: Segurança e natural-estar;
• Etapa 7: Comunicação da política.
Confira cada uma DE etapas de maneira detalhada abaixo:
Etapa 1: Levantamento do dados
Previamente de arregaçar as mangas e começar a escrever a sua política do viagens, vamos disparar 1 passo atrás e envolver todos os stakeholders neste processo.
As viagens corporativas são uma obrigatoriedade transversal em muitas companhias. Ou seja, diversos setores têm interesse no resultado DE políticas e processos de viagem.
Crie um comitê multidisciplinar na tua empresa de modo a discutir a política de viagens. Variados perspectivas enriquecem este documento e farãeste utilizando que ele atenda de forma integral às necessidades do todos ESTES envolvidos.
Constate quaisquer perfis que podem possibilitar ser convidados de modo a a discussãeste:
• CEO: Responsável através visãeste estratégica do negócio, é importante de que a sua própria visão seja incluída no processo, de modo a qual a política atenda às obrigatoriedade da empresa;
• CFO ou Gerente Financeiro: Os gastos de viagem comumente são o segundo maior custo do diversas empresas, é imprescindível de que a política leve esta perspectiva em consideraçãeste;
• Recursos humanos: Desprovido o viajante nenhuma viagem acontece, não é mesmo? O bem-estar, segurança e satisfaçãeste Destes colaboradores é essencial de modo a de que este objetivo DE viagens mesmo que atingido;
• Lideranças DE áreas do negócio interessadas: Quais os setores que mais viajam na sua própria empresa? Traga os gestores destas áreas para a discussão, eles poderão informar quais as principais demandas e objetivos nas viagens;
• Travel Manager: A pessoa ou setor responsável pela gestão das viagens precisará garantir o cumprimento das políticas e a eficácia de todo este programa por viagens, assim sendo é importante qual participe desta construçãeste;
• Viajantes frequentes: Este viajante está na ponta do processo e será ele qual deverá cumprir a política por viagens. Tua visãeste poderá demonstrar quais ESTES gaps e insuficiências do processo atual e as principais dificuldades em as viagens. O feedback é extremamente importante.
Este levantamento de dados orientará a criação DE políticas. Nesta fase é importante reunir dados históricos DE viagens já realizadas como: mfoiPOR DIA por gastos, tipos do despesas Muito mais usados, tipos de serviços, quais ESTES setores qual Ainda mais viajam na empresa, principais destinos e viajantes, entre outros dados.
Etapa 2: Perfil dos viajantes e as políticas
Variados perfis do viajante pedem multiplos políticas por viagem.
É comum que, mesmo usando uma política de viagens definida, alguns grupos do viajantes tenham pontos positivos multiplos por outros da mesma empresa. 1 exemplo simples é a diretoria em relação às demais áreas.
Estes casos acabam sendo tratados tais como exceções à regra. Porém se uma exceção é recorrente, automaticamente perde o feição por exceçãeste e utilizando isso perde-se este controle.
Por isso, nãeste possua medo por produzir políticas multiplos de tratado utilizando o perfil Destes grupos de viajantes. Isto simplificará o controle e aumentará a adesão às políticas, mais alinhadas às necessidades reais dos colaboradores.
O perfil do viajante Têm a possibilidade de ser identificado na fase do levantamento do dados e construído usando base diversos critfoirios, tais como:
• Setor;
• Cargo ou função;
• Pontos positivos específicos;
Além do perfil dos viajantes, é preciso compreender qual o perfil de Empreendimento da sua própria empresa.
O foco das suas viagens é com objetivos comerciais, qual podem vir a ser planejados utilizando elevado antecedência ou este objetivo é atender clientes em manutençãeste do equipamentos, por exemplo, e tem menos antecedência?
As características do seu negócio Seroada relevantes de modo a definir as normas por viagem do seus colaboradores.
Etapa 3: orçamento do viagens
O orçamento destinado às viagens da sua empresa consulte Mais informação é uma informação importantíssima de modo a a construçãeste das regras de viagem e poderá ser definido globalmente, para toda a companhia, dividido por área de negócio ou por tipo por despesa.
Este nível do detalhamento dependerá da política orçamentária da sua empresa, mas será necessário qual o processo de gestãeste por serviçESTES e despesas de viagens dê apoio ao rateio destes custos.
Além disso, a Sentido DE regras do despesas deve ser orientada a cumprir os objetivos orçamentários da empresa, viabilizando a minimizaçãeste Destes custos de viagem.
⇒ Conheça os 5 passos de modo a um Orçamento de viagens corporativas eficiente
Etapa 4: Definindo as regras da política do viagens corporativas
Agora qual você já sabe quais ESTES ESTILOS de viajantes, as propriedades DE viagens do seu negócio, seus principais destinos e necessidades, chegou a hora por definir as regras.
Quais recursos Seroada usados pelo viajante corporativo?
Serviços pré-viagem, como a emissãeste do aéreos, sãeste reservados e pagos antes que este colaborador embarque. Mas Andam outras despesas, tais como alimentaçãeste e táxi, realizadas durante a viagem, qual não são pagas utilizando antecedência.
Neste caso, qual o recurso de que este viajante usará? Esta definição é importante como impacta no fluxo por reembolsos e prestação de contas, e até exatamente no orçamento familiar por seus colaboradores.
Aqui estãeste algumas pontos por atençãeste para se considerar ao definir este tipo por recurso disponibilizado ao seu colaborador:
• Recurso próprio do colaborador e o reembolso por despesas: O seu colaborador possui habilidade financeira de modo a arcar usando estas despesas e esperar até qual o ciclo do aprovações termine de modo a receber este valor por volta?
Caso a sua própria intenção mesmo que trabalhar unicamente usando o reembolso por despesas, recomendamos que você repense. Em global, trabalhar somente com este reembolso de Verifique aqui despesas gera insatisfação nos colaboradores de que ficam Clique aqui com este orçamento familiar comprometido.
• Adiantamento: Fornecer 1 adiantamento para a realizaçãeste DE despesas Destes colaboradores evita o comprometimento por recursos próprios Destes viajantes, mas exige um controle ainda Muito mais necessário A respeito de as despesas.
O presente recurso da empresa precisa ser justificado, por isso a prestaçãeste do contas é um processo importantíssimo. Para além disso, este meio pelo qual você cede os valores aos colaboradores aumentará ou diminuirá a segurança deste processo.
⇒ Você É possibilitado a entender Muito mais A cerca de meios de pagamento por adiantamentos neste artigo e Acerca os riscos deste processo pelo artigo Adiantamento para despesas por viagens: tais como conter ESTES riscos?
• Cartãeste do crédito corporativo: Esta opçãeste além por não comprometer este salário do colaborador, nãeste compromete o caixa da sua empresa. O pagamento da fatura é programado e a previsibilidade do caixa é simplificada.
Pelo entanto, a conciliaçãeste do inúmeras faturas de cartãeste do empréstimo pode ser 1 desafio, tais como a validar as políticas em cada despesa. Assim sendo, procure por uma soluçãeste qual permita conciliar AS SUAS faturas utilizando a prestaçãeste do contas Destes colaboradores, Assim sendo o processo se torna Muito mais preciso e simplificado.
Defina regras para cada Género do custo de viagem
Nas regras de despesas é essencial definir ESTES limites de maneira clara, levando em consideraçãeste as peculiaridades do seu Empreendimento.
Reembolsável ou nãeste reembolsável?
De que Espécie do despesas seu colaborador poderá pedir reembolso ou utilizar um mais informações dos recursos cedidos através empresa de modo a embolsar? Esta é uma regra valiosa, como evita gastos desnecessários em a estadia.
Comumente as despesas usando bebidas alcoólicas e guloseimas não são reembolsáveis. Mas Há outras possibilidades, como as despesas de café da manhã, quando este hotel contratado possuir este serviço incluso na tarifa, por exemplo.
O nível por detalhamento desta Sentido dependerá do histórico Destes seus viajantes. No passado, ESTES gastos desnecessários em viagem foram relevantes?
Classes do despesas reembolsáveis
Para definir quais despesas serão englobadas em sua política por viagens, volte aos dados levantados pelo primeiro passo e faça perguntas tais como:
Quais as despesas mais comuns nas viagens por seus colaboradores? Quantos tempo em mfoidia eles passam nos destinos? Os hoté especialmenteis reservados precisam ser pagos no balcão?
Já ESTES valores estipulados de modo a cada Espécie por despesa podem possibilitar ser definidos usando base na méPOR DIA histórica Destes seus viajantes e informações de Nicho. ESTES benchmarks são recursos valiosos de modo a entender quanto companhias semelhantes à tua gastam nessas despesas.
Defina um teto de modo a as despesas, porém não restrinja suas opções com restaurantes ou hospedagens obrigatórias. Ao ter autonomia orientada por limites por gastos, o viajante se sente Ainda mais responsável por AS SUAS escolhas e tende a aderir às políticas com Ainda mais facilidade.
Aprecie alguns pontos relevantes sobre ESTES principais ESTILOS de despesas em viagens corporativas:
• Alimentação: De modo a definir o valor máximo em refeições, leve em consideraçãeste o custo por alimentação em determinadas regiões, como em metrópoles e cidades do interior. A diferença entre os dois cenários é gigantesca, deter políticas diferentes poderá ajudar tua empresa a minimizar custos. Para isso, consulte este custo de refeições em sites saiba como da Alelo e Sodexo, de que fornecem uma méPOR DIA de valores por cidade;
• Transporte por aplicativo: Devido ao feição flutuante do valor DE corridas, regras sobre Classe de veículo e horário das corridas podem ser Muito mais assertivas e dar Muito mais controle. Estas políticas mais detalhadas podem possibilitar ser gerenciadas por meio do contas corporativas em aplicativos como Uber e 99 ou plataformas de modo a a gestãeste do múltiplos aplicativos por mobilidade urbana, que permitem a comparaçãeste entre vários fornecedores.
Este importante nesta categoria por despesas é determinar a preferência por transporte por aplicativo, evitando ao máximo o uso do táxi.
• Reembolso do km: Este valor reembolsado por km rodado deve ser definido levando em conta ao menos o custo do desgaste do veículo do colaborador e a gasolina gasta. Pelo artigo completo A cerca de despesas utilizando quilometragem, explicamos como construir o valor por km rodado. Clique cá para lê-lo na íntegra.
ServiçESTES por viagem
As políticas para a contrataçãeste por serviços do viagem englobam tanto este processo de solicitação, quanto limites de valores permitidos.
Apesar de cada serviçeste por viagem ter suas particularidades, regras por antecedência de modo a solicitação eram 1 ponto comum entre todos ESTES MODELOS do serviçeste, já que em geral garantem melhores tarifas.
Este momento, utilizando as incertezas da pandemia, a antecedência das solicitações reduziu bem. Permitir a adquire de tarifas flexíveis, Pode vir a evitar perder este bilhete no caso de algum imprevisto.
Ainda Assim sendo podemos definir diversas políticas práticas de modo a garantir o controle de custos em viagens. Aprecie a seguir exemplos por políticas por afoireos e hospedagens:
Aé especialmentereos
Quando falamos em aéreos, nem a todos os momentos este menor preçeste é O MAIS EFICAZ preço, então cuidado usando nosso Genero de política. Se o menor preço de afoireo for às 5h da manhã, você introduzirá por lado este natural-manter-se do colaborador? Ou ainda, este custo da hora extra do viajante compensa o valor da passagem?
É importante se atentar aos seguintes tópicos:
• Definição da classe de passagem permitida (econômica, executiva, etc);
• Valor máximo ou variação da tarifa selecionada em relação à menor tarifa disponível;
• Antecedência do solicitação (caso faça sentido);
• Horário dos vôos selecionados;
• Cia aé especialmenterea por trecho (quando houverem acordos);
Hospedagem
Na Parcela de hospedagem, é importante verificar os seguintes tópicos para a construção da política:
• Definição do valor máximo da hospedagem – diferencie políticas para capitais e interior, devido à diferença de custo nas localidades;
• Tipo de quarto permitido – devido à pandemia, a maioria das empresas não exige mais o compartilhamento de quartos, dando preferência aos quartos single;
• Seleção de hotéis com ou nenhumas café da manhã – Uma recomendação é optar sempre por opções com café, pois as diferenças de tarifas costumam ser menores;
• Política de valor máximo da tarifa;
• Distância do compromisso – Como orientaçãeste e nãeste obrigatoriedade.
Caso tua empresa possua tratado utilizando fornecedores por serviços, nãeste deixe por especificá-los nas políticas e garantir qual estejam apresentados de modo a a comparação com outros fornecedores.
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Etapa 5: Sentido Destes processos do solicitação, aprovação e prestaçãeste por contas
Tais como sabemos, a política do viagens funciona como guia e orienta seus colaboradores em viagens e deslocamentos em nome da tua empresa.
Descreva de maneira clara e objetiva pelo documento qual este procedimento para solicitar serviços e adiantamentos, e por quais aprovações a solicitação do colaborador deverá passar. 1 processo padronizado facilita a gestão Destes pedidos, a compra e reserva por serviços, para além de aumentar este controle A respeito de ESTES custos.
Da mesma MANEIRA, descreva as regras de modo a prestação por contas. Assim sendo, seus viajantes saberãeste tais como justificar seus gastos, com Praticamente as informações que seu time financeiro precisa de modo a a comprovaçãeste fiscal das despesas.
As solicitações e aprovações realizadas via e-mail e este controle do prestaçãeste de contas via planilhas, nãeste são nada eficientes à medida qual seu processo Clique aqui ganha escala. Por isso, considere adotar uma soluçãeste de modo a gestão do despesas e viagens corporativas.
Estas soluções permitem qual seus colaboradores solicitem as viagens e você gerencie o fluxo por solicitações e aprovações em um único lugar, evitando de que se percam entre seus e-mails.
Além disso, viabilizam a validaçãeste DE políticas no instante da seleção dos serviçESTES, minimizando os custos do viagens e potencializando este seu controle e gestão.
⇒ Controle por políticas em planilhas de despesas: realmente funciona? Leia este artigo completo e descubra a melhor forma do validar AS SUAS políticas.
Etapa 6: Segurança e natural-manter-se
Se há algo de que a pandemia nos ensinou, foi a importância por ter orientações claras Derivado do como proceder caso ocorram imprevistos.
O natural-manter-se do viajante precisa ser uma prioridade para a tua empresa. Portanto, dedique uma sessãeste em sua política de modo a descrever os procedimentos e contatos de emergência para garantir de que seus colaboradores estejam amparados em situações adversas.
⇒ Leia similarmente identicamente conjuntamente: Duty of Care: o bem-manter-se do viajante nas viagens corporativas
Etapa 7: Comunicaçãeste da política de viagens corporativas
Presentemente que você construiu sua própria política, este engajamento Destes colaboradores dependerá de uma comunicação assertiva e abrangente do documento.
Cá estãeste algumas ideias de comunicação de modo a conscientizaçãeste sobre a política de viagens da empresa:
• Campanha do e-mails de modo a todos ESTES colaboradores;
• Resumo das políticas em formato do infográfico;
• Lembrete utilizando as políticas um dia previamente DE viagens;
• Validação automática por políticas no software de gestão do viagens;
• Aceite das políticas pelo software do gestãeste do viagens.